Un salarié arrive lundi, on lui remet un ordinateur portable et un téléphone. Trois mois plus tard il change de poste, l'ordinateur passe à quelqu'un d'autre. Personne n'a rien noté. Le jour où il faut savoir qui détient quoi, plus personne ne s'en souvient. La fiche de remise de matériel sert à ça : garder une trace écrite et signée de ce qui a été confié, à qui, et quand.
Fiche de remise, décharge, attestation : le même document
Ces termes désignent la même chose : un document signé par lequel un salarié reconnaît avoir reçu un équipement de l'entreprise. Le vocabulaire change selon les entreprises et les secteurs, le contenu reste identique. Si vous cherchez une fiche de remise, un bon de remise ou une attestation de remise de matériel, vous cherchez le même papier.
Ça vaut la peine de le préciser, parce que beaucoup de gens perdent du temps à chercher un modèle sous un nom précis alors qu'ils ont déjà trouvé le bon document sous un autre.
Ce que la fiche doit contenir
Pour qu'elle serve à quelque chose le jour d'un litige ou d'un départ, la fiche doit identifier sans ambiguïté trois choses : la personne, le matériel, la date.
- Identité du salarié : nom, prénom, fonction, service
- Description du matériel : type, marque, modèle, numéro de série
- État à la remise : neuf, bon état, accessoires fournis (chargeur, housse, souris)
- Date de remise
- Engagement du salarié : usage professionnel, signalement en cas de panne ou de perte, restitution au départ
- Signatures du salarié et du responsable
Modèle Word ou génération automatique
Deux façons de faire, et elles ne s'adressent pas au même moment de la vie d'une entreprise.
Le modèle Word vous permet d'adapter le texte une fois à votre entreprise (logo, clauses, mentions propres à votre règlement intérieur), puis de le réutiliser. Vous le remplissez à la main à chaque remise. C'est parfait pour démarrer.
La génération automatique remplit le document à partir des informations déjà saisies dans votre inventaire. Le numéro de série, la marque et le modèle sont repris tels quels, sans erreur de recopie. Le gain se voit surtout quand les remises deviennent fréquentes.
Et au retour du matériel ?
La fiche de remise couvre l'aller. Au retour (départ du salarié, changement de poste, fin d'un prêt), on établit une fiche de restitution qui note la date du retour et l'état du matériel.
Les deux documents forment l'historique complet de l'équipement. C'est ce qui permet, deux ans plus tard, de savoir qui a eu quoi et dans quel état. Sur le sujet du départ, nous détaillons la marche à suivre dans gérer le départ d'un collaborateur sans rien oublier.
Quand la fiche papier montre ses limites
Un modèle Word fait le travail les premiers mois. Passé une trentaine d'équipements, les fiches signées se dispersent : un classeur, une boîte mail, un dossier partagé sur le serveur. Le jour où vous cherchez la fiche d'un ordinateur précis, vous ne la trouvez pas.
Le problème n'est pas le document. C'est qu'il vit séparé de l'inventaire. Une fiche rangée avec la ligne d'inventaire correspondante se retrouve en deux secondes ; la même fiche dans un classeur demande une fouille.
UseGestIT génère la fiche à chaque affectation de matériel et la garde rattachée à l'équipement. Des formules à partir de 10 $/mois, essai gratuit de 7 jours, sans carte bancaire.
Par où commencer
Commencez avec le modèle Word, il suffit largement pour démarrer. Vous passerez à la génération automatique quand le nombre d'équipements le justifiera, pas avant.
Questions fréquentes sur la fiche de remise de matériel
Quelle différence entre une fiche de remise et une décharge de matériel ?
Aucune. Fiche de remise, décharge de matériel, attestation de remise ou bon de remise désignent le même document : la preuve signée qu'un salarié a reçu un équipement de l'entreprise.
Où trouver un modèle de fiche de remise en Word ?
Notre modèle Word est téléchargeable gratuitement depuis l'article consacré au modèle de décharge de matériel informatique. Vous l'ouvrez dans Word, vous l'adaptez à votre entreprise, et vous le réutilisez à chaque remise.
La fiche de remise est-elle obligatoire ?
Aucun texte ne l'impose, mais sans elle vous n'avez pas de preuve de la remise. En cas de litige, de départ ou de déclaration à l'assurance, un document daté et signé change tout.
Faut-il une fiche par équipement ou une seule pour tout le matériel ?
Une seule fiche peut lister plusieurs équipements remis le même jour à la même personne. En revanche, dès que les dates de remise diffèrent, séparez les fiches : chaque document doit refléter une remise réelle à une date précise.
