Un salarié reçoit un ordinateur portable et un téléphone à son arrivée. Six mois plus tard, il quitte l'entreprise. Le téléphone manque, et personne ne peut prouver qu'il l'avait reçu. Sans décharge signée, récupérer le matériel ou justifier une perte auprès de l'assurance devient un combat. La décharge de matériel évite exactement cette situation.

Qu'est-ce qu'une décharge de matériel ?

C'est un document signé par lequel un salarié reconnaît avoir reçu un équipement de l'entreprise, et s'engage à en prendre soin et à le restituer. C'est une preuve datée et nominative, utile en cas de litige, de départ ou de sinistre.

Ce qu'une décharge doit contenir

Pour avoir de la valeur, une décharge doit identifier sans ambiguïté le matériel, la personne et la date :

  • Identité du salarié : nom, prénom, fonction, service
  • Description du matériel : type, marque, modèle, numéro de série, numéro d'inventaire
  • État du matériel à la remise (neuf, bon état, accessoires inclus)
  • Date de remise
  • Engagement du salarié (usage professionnel, restitution au départ, signalement en cas de panne ou de perte)
  • Signatures du salarié et du responsable, avec la date

Modèle prêt à adapter

Voici une trame que vous pouvez copier et ajuster à votre entreprise :

DÉCHARGE DE MATÉRIEL INFORMATIQUE

Je soussigné(e) [Nom Prénom], occupant le poste de [fonction] au sein de [société], reconnais avoir reçu le matériel suivant :

- Type : [ordinateur portable / téléphone / ...]
- Marque et modèle : [...]
- Numéro de série : [...]
- État à la remise : [bon état, chargeur inclus]

Je m'engage à en faire un usage professionnel, à le conserver en bon état, à signaler toute panne ou perte, et à le restituer à mon départ de l'entreprise ou sur demande.

Fait à [ville], le [date].
Signature du salarié : ____________ Signature du responsable : ____________

Le problème de la décharge sur papier

Un modèle Word fait le travail au début. Mais avec le temps, les décharges signées finissent dispersées dans des classeurs ou des boîtes mail, sans lien avec l'inventaire. Au moment où vous en avez besoin, retrouver la bonne décharge pour le bon équipement prend un temps fou, quand elle n'a pas tout simplement disparu.

Le réflexe gagnant : générer la décharge au moment même de l'affectation, à partir des données de l'inventaire. Le document reprend automatiquement le bon numéro de série et la bonne date, et reste rattaché à la fiche de l'équipement.

Générer la décharge automatiquement

Plutôt que de remplir un modèle à la main, un logiciel de gestion de parc génère la décharge en PDF à chaque remise de matériel. Les informations du salarié et de l'équipement sont déjà là : un clic, le document est prêt à imprimer et à signer. Et il reste lié à l'historique de l'équipement, donc retrouvable en quelques secondes, même des années plus tard.

C'est particulièrement utile au départ d'un collaborateur : l'outil liste tout le matériel encore en sa possession, avec les décharges correspondantes. On en parle dans notre article sur le départ d'un salarié sans rien oublier, et plus largement sur la gestion des affectations de matériel.

GestIT génère la décharge PDF en quelques secondes à chaque affectation, et la garde rattachée à l'équipement. Essai gratuit de 7 jours, sans carte bancaire.