Installer GestIT
Accès rapide depuis votre écran d'accueil
Un fichier Excel structuré, prêt à remplir, pour inventorier vos équipements, suivre les affectations et anticiper les fins de garantie. Gratuit, sans inscription.
Télécharger le modèle ExcelGratuit, sans inscription, compatible Excel, Google Sheets et LibreOffice.
Deux onglets prêts à remplir, avec des exemples pour vous guider.
Une ligne par équipement. Colonnes : nom, catégorie, marque, modèle, numéro de série, date d'achat, prix, fournisseur, numéro de facture, fin de garantie, emplacement, salarié affecté, état, notes.
Le journal des entrées, sorties et affectations. Colonnes : date, équipement, type de mouvement, de qui / à qui, emplacement, notes. Pour garder la trace de chaque changement.
Commencez par les postes de travail (PC portables, fixes), puis les écrans, imprimantes, équipements réseau (routeurs, switchs), téléphones IP, scanners et onduleurs. Un équipement = une ligne. Le numéro de série est votre identifiant unique : il figure sur l'étiquette du constructeur, à l'arrière ou sous l'appareil.
La colonne "Fin de garantie" est la plus importante du fichier. C'est elle qui vous permet d'anticiper : un équipement sous garantie se fait réparer gratuitement, un équipement hors garantie se fait réparer à vos frais. Renseignez la date exacte (sur la facture d'achat ou le site du constructeur), et triez le fichier par cette colonne une fois par mois pour repérer les échéances proches.
Chaque fois qu'un équipement change de main ou de lieu, ajoutez une ligne : la date, le nom de l'équipement, le type de mouvement (entrée, sortie, affectation, retour, réforme), et à qui. C'est ce journal qui vous permet de savoir qui avait quoi, quand, et de remonter la chaîne en cas de perte ou de panne.
C'est la partie difficile. Un fichier Excel ne vous rappelle pas qu'une garantie expire dans 30 jours. Il ne vous empêche pas de supprimer une ligne par erreur. Et il ne génère pas de décharge quand vous remettez un PC à un salarié. Il fonctionne tant que quelqu'un pense à le mettre à jour, et il cesse de fonctionner dès que cette personne oublie, part en congé ou quitte l'entreprise.
Ce modèle fonctionne bien pour un petit parc (jusqu'à 30 équipements environ). Au-delà, trois problèmes reviennent toujours : le fichier n'est plus à jour, personne ne vérifie les garanties, et il n'y a pas de trace signée quand on remet du matériel à un salarié.
GestIT remplace ce fichier par une liste vivante : chaque équipement reçoit un code-barre, chaque affectation génère une décharge PDF, et une alerte email part 30 jours avant chaque fin de garantie.
Essai gratuit 7 jours, sans carte bancaire.
Démarrer l'essai gratuit