Vous avez décidé de quitter GLPI, ou vous y pensez sérieusement. Souvent, ce n'est pas l'outil qui est en cause : c'est le serveur que personne n'a le temps de maintenir, les mises à jour repoussées, l'interface que les équipes non techniques n'osent pas ouvrir. Ce guide décrit la migration complète vers UseGestIT, étape par étape. Comptez une demi-journée pour un parc de 100 équipements, l'essentiel du temps se passant dans Excel.

Avant de commencer : si vous hésitez encore entre les deux outils, lisez d'abord notre comparatif GLPI vs UseGestIT. Ce guide s'adresse à ceux qui ont déjà tranché.

Étape 1 : exporter votre inventaire depuis GLPI

GLPI sait exporter n'importe quelle liste de résultats. Dans le menu Parc > Ordinateurs, lancez une recherche sans critère pour afficher tout le parc, puis utilisez le bouton d'export en bas de la liste et choisissez le format CSV. Avant d'exporter, ajoutez les colonnes qui vous seront utiles via l'icône de configuration des colonnes : numéro de série, numéro d'inventaire, fabricant, modèle, lieu, utilisateur affecté, date d'achat si vous la suivez.

Répétez l'opération pour chaque type de matériel que vous gérez : moniteurs, imprimantes, téléphones. Un fichier CSV par type, c'est plus simple à nettoyer ensuite.

Piège classique : l'export CSV de GLPI utilise le point-virgule comme séparateur et l'encodage dépend de votre configuration serveur. Si les accents sortent illisibles dans Excel, ré-ouvrez le fichier via Données > À partir d'un fichier texte en précisant l'encodage UTF-8.

Étape 2 : préparer le fichier dans Excel

UseGestIT importe un fichier Excel dont les colonnes reconnues sont : nom (obligatoire), code_inventaire, categorie, marque, modele, numero_serie, description, prix_achat, date_achat, fin_garantie, statut, emplacement et notes. Un fichier modèle est téléchargeable directement depuis la fenêtre d'import, avec un exemple pré-rempli.

Le travail consiste donc à copier les colonnes de votre export GLPI vers ce modèle :

  • Le champ "Nom" de GLPI devient la colonne nom (par exemple "PC-COMPTA-01" ou "MacBook Pro 14 Sarah")
  • Le numéro d'inventaire GLPI va dans code_inventaire : il deviendra le code-barres scannable de l'équipement
  • Fabricant et modèle vont dans marque et modele
  • Le lieu GLPI va dans emplacement : les emplacements inexistants sont créés automatiquement à l'import
  • La colonne statut accepte "en_stock" ou "affecte"

Inutile de viser la perfection : tout ce qui n'est pas dans le fichier pourra être complété plus tard, fiche par fiche ou lors d'un inventaire au smartphone.

Étape 3 : créer votre compte UseGestIT

L'inscription prend deux minutes et l'essai de 7 jours donne accès à toutes les fonctionnalités, dont l'import Excel, sans carte bancaire. Vous pouvez donc tester la migration complète avant de payer quoi que ce soit. Après l'essai, l'import et l'export restent disponibles à partir de la formule Business.

Étape 4 : importer le fichier

Dans le menu Équipements, cliquez sur Importer, téléchargez le fichier modèle si ce n'est pas déjà fait, puis chargez votre fichier préparé. L'import vous signale ligne par ligne ce qui a été créé et ce qui a été ignoré (doublon de code inventaire, nom manquant). Si le résultat ne vous convient pas, corrigez le fichier et relancez : les doublons ne sont pas recréés.

Étape 5 : refaire les affectations qui comptent

C'est la partie que l'import ne peut pas faire à votre place, et c'est voulu : chaque affectation dans UseGestIT génère une décharge PDF que le salarié signe, désormais directement à l'écran. Réaffecter le matériel un salarié à la fois, avec signature, vous donne ce que GLPI ne vous donnait probablement pas : une preuve signée et datée pour chaque équipement en circulation.

Pour un parc de taille moyenne, traitez d'abord les équipements sensibles (ordinateurs portables, téléphones), puis le reste au fil de l'eau. Notre article sur l'affectation de matériel aux salariés détaille la bonne méthode.

Étape 6 : renseigner les garanties et licences

Si vos dates de fin de garantie étaient dans l'export GLPI, elles sont déjà importées et les alertes fonctionnent immédiatement. Sinon, complétez-les progressivement : chaque date saisie déclenche un rappel automatique avant l'échéance. Ajoutez aussi vos licences logicielles (menu Licences) pour être prévenu avant leur renouvellement.

Ce qui ne se migre pas

Soyons clairs sur les limites. UseGestIT ne reprend pas :

  • L'historique des tickets GLPI. UseGestIT n'a pas de module helpdesk. Si vos tickets ont une valeur d'archive, gardez une instance GLPI en lecture seule ou exportez les tickets en CSV avant de fermer le serveur.
  • Les données de découverte réseau (configurations détaillées remontées par l'agent GLPI). UseGestIT suit ce que vous déclarez, pas ce que le réseau remonte.

Dans les faits, la plupart des PME qui migrent constatent que ces données ne leur manquaient pas : ce qu'elles utilisaient au quotidien, c'était l'inventaire et les affectations.

Garder GLPI en parallèle pendant la transition

Rien ne vous oblige à couper GLPI le jour de l'import. Une approche prudente : importer dans UseGestIT, travailler dedans pendant l'essai de 7 jours, et ne décommissionner le serveur GLPI qu'une fois l'équipe à l'aise. Le double-emploi coûte une semaine ; un retour en arrière raté coûte bien plus.

Commencez votre essai gratuit de 7 jours et faites la migration à votre rythme : si votre export GLPI est propre, votre parc peut être dans UseGestIT ce soir.

Questions fréquentes sur la migration depuis GLPI

Combien de temps prend une migration depuis GLPI ?

Une demi-journée pour un parc d'une centaine d'équipements, dont l'essentiel dans Excel pour préparer le fichier. L'import lui-même prend quelques secondes, les réaffectations avec signature se font ensuite au fil de l'eau.

Peut-on tester la migration sans payer ?

Oui. L'essai gratuit de 7 jours donne accès à toutes les fonctionnalités, dont l'import Excel, sans carte bancaire. Vous pouvez importer votre parc réel et juger sur pièce.

Que deviennent les tickets et l'historique GLPI ?

Ils ne se migrent pas : UseGestIT n'a pas de module helpdesk. Si l'archive a de la valeur, exportez les tickets en CSV ou gardez une instance GLPI en lecture seule avant de fermer le serveur.

Faut-il couper GLPI le jour de la migration ?

Non. La méthode prudente consiste à travailler dans UseGestIT pendant l'essai en gardant GLPI accessible, puis à décommissionner le serveur une fois l'équipe à l'aise.