Vous cherchez une GMAO pour suivre la maintenance de vos ordinateurs ? Avant de comparer les logiciels, posez-vous une seule question : ce que vous devez entretenir, ce sont des machines de production ou des postes de travail ? La réponse change l'outil qu'il vous faut.
La GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur) est née dans l'industrie. Elle suit des presses, des compresseurs, des chambres froides : des machines qui tournent des milliers d'heures, consomment des pièces détachées et arrêtent la production le jour où on les oublie. Un parc informatique vit autrement. Un ordinateur change de mains, sa garantie expire, sa licence Office se renouvelle, et il faut le récupérer quand son utilisateur quitte l'entreprise.
GMAO ou logiciel de parc informatique : ce qui les sépare
| GMAO industrielle | Logiciel de parc informatique | |
|---|---|---|
| Ce qu'on suit | Machines, installations techniques, véhicules | Ordinateurs, écrans, imprimantes, téléphones, licences |
| Qui utilise l'équipement | Un atelier, une ligne de production | Un salarié identifié, qui signe une décharge |
| Ce qui déclenche l'entretien | Heures de marche, compteurs, cycles | Des dates : fin de garantie, fin de contrat, révision prévue |
| Ce qu'on gère en plus | Bons de travaux, stock de pièces détachées, équipes de techniciens | Affectations, licences logicielles, départs de salariés |
| Exemples | SAP PM, CARL Source, Fiix | UseGestIT, GLPI, Snipe-IT |
| Mise en place | Souvent sur devis, avec un projet de déploiement | Quelques minutes pour un logiciel en ligne comme UseGestIT |
Une GMAO industrielle peut, en théorie, contenir vos ordinateurs. Vous paierez alors des fonctions qui ne vous serviront pas, et il vous manquera l'essentiel pour un parc de bureau : savoir quel salarié a quel appareil.
Ce qu'il faut noter pour entretenir vos ordinateurs
La maintenance informatique d'une PME repose sur peu d'informations. Encore faut-il qu'elles soient au même endroit, et pas réparties entre un fichier Excel, une boîte mail et la mémoire du responsable :
- l'identité de chaque appareil : numéro de série, date d'achat, fournisseur, emplacement ;
- la personne qui l'utilise, avec la décharge qu'elle a signée en le recevant ;
- chaque intervention : la date, la panne, qui l'a réparée et ce qu'elle a coûté ;
- les dates de fin de garantie et de contrat de maintenance ;
- l'entretien prévu : nettoyage, mises à jour, remplacement des batteries.
Une fois ces informations réunies, un historique de six mois suffit pour repérer le portable qui revient en réparation tous les trimestres et coûte déjà plus cher qu'un neuf.
Quand une vraie GMAO se justifie
Si votre entreprise entretient des machines de production, des groupes électrogènes, des installations de froid ou une flotte de véhicules à compteur, il vous faut une GMAO industrielle. Elle gère les bons de travaux, le stock de pièces détachées et l'entretien déclenché par les heures de marche. Un logiciel de parc informatique ne fait pas ce travail, UseGestIT compris.
Beaucoup d'entreprises industrielles utilisent donc les deux : une GMAO pour l'atelier, un logiciel de parc pour les bureaux.
Quand un logiciel de parc informatique suffit
Pour une PME de 5 à 200 postes sans service informatique, le logiciel de parc couvre la maintenance des ordinateurs sans le poids d'une GMAO. Dans UseGestIT, chaque intervention s'enregistre sur la fiche de l'appareil avec son coût, les maintenances préventives s'affichent quand elles approchent, et une alerte arrive 30 jours avant la fin d'une garantie. Voyez comment fonctionne le suivi de maintenance, ou lisez notre guide sur la maintenance préventive en PME.
Un contrat de maintenance avec un prestataire se suit de la même façon. Nous détaillons comment ne plus rater une échéance dans Gestion des contrats fournisseurs IT en PME.
Mettre en place le suivi en trois étapes
1. Faire l'inventaire
Listez chaque appareil avec son numéro de série, sa date d'achat et sa garantie. Si vous avez déjà un fichier Excel, importez-le plutôt que de tout ressaisir : le plan Business le prend tel quel, à partir d'un modèle fourni.
2. Planifier l'entretien récurrent
Décidez de ce qui revient à date fixe : nettoyage des postes deux fois par an, vérification des sauvegardes chaque mois, remplacement des batteries des portables au bout de trois ans. Notez-le une fois, puis laissez les rappels faire le reste.
3. Noter chaque intervention, même petite
C'est l'étape qu'on saute le plus souvent, et c'est elle qui rend l'historique utile. Une réparation de clavier notée aujourd'hui vous dira dans un an si cet appareil mérite d'être gardé.
Vous voulez essayer sur votre propre parc ? Créez votre compte gratuitement : l'essai dure 14 jours, sans carte bancaire. Vous pouvez aussi comparer les formules, à partir de 249 DH par mois.
Questions fréquentes
Une GMAO peut-elle gérer un parc informatique ?
Oui, en théorie. Mais une GMAO est conçue pour des machines de production : elle suit des compteurs et des pièces détachées, pas les salariés qui utilisent chaque ordinateur, les décharges signées ni les licences logicielles. Pour un parc de bureau, un logiciel de gestion de parc informatique convient mieux et coûte moins cher.
Quelle différence entre une GMAO et la gestion de parc informatique ?
La GMAO planifie l'entretien de machines selon leur usage, en heures ou en cycles, et gère le stock de pièces. La gestion de parc informatique suit des appareils confiés à des personnes : qui a quoi, jusqu'à quand court la garantie, quelles licences sont installées et quelles interventions ont eu lieu.
Une PME de 20 postes a-t-elle besoin d'une GMAO ?
Non, sauf si elle entretient aussi des machines de production. Pour 20 ordinateurs, il suffit de noter chaque appareil, son utilisateur, ses dates de garantie et ses interventions. Un logiciel de parc informatique le fait à partir de 249 DH par mois, sans rien installer.
Peut-on reprendre un inventaire Excel existant ?
Oui. Avec toutes les formules, UseGestIT importe votre fichier Excel ou CSV à partir d'un modèle fourni, sans ressaisie. Les colonnes sont reconnues même si leurs titres diffèrent de ceux du modèle.
